業務分析は半年でできれば上出来

”業務分析をしましょう” と言うと、「うちの会社では難しいよね」「人が居ないし」と言う答えがよく返ってきます。

 

難しく考えすぎです。

 

短時間（数日～数週間）で、それなりのドキュメントを作成となると人員が必要ですし、それなりの技術（分析技術）も必要となります。

もう少し時間に余裕をもたせて、そうですね６ヶ月程度の時間を目処に行うのであれば現有戦力で出来ると思います。

「えっ、半年もかかるの」と思った方は、今まで出来ていなかった事が半年で出来れば上出来だと考えた方が良いです。

 

 

まず業務分析の担当者を選出する

まず最初のステップは、担当者の選出です。

業務分析を正しく行うには、担当者が大事です。

業務毎に１人選出するので、全体では数人になるはずです。

例えば、受注・出荷処理で１人、仕入関連で１人、在庫管理で１人　等。

 

選出するにあたり必要な条件は、

これらの担当者を束ねるリーダーが居るのが理想ですが、もし居なければ権力（決裁権）を持っている人がなるのが良いです。

そうでないと意見がぶつかった時に「決まらなく」なります。

 

また選出自体は、やはり決裁権を持っている方に選出してもらう事になると思います。

人事管理がそれなりに出来ている会社は人事担当者に任せても良いでしょう。

そして選出された人たちで「業務分析プロジェクト・チーム」を作ります。

 

 

次に現状の問題点を洗い出す

人員の選出を数日間で行ったら、最初にする作業は各担当者に、現場に意見取集をさせて現状の問題点を羅列させます。

 

出来るだけ担当者や会社の意図を入れず、単純に現場が「困っている事」「時間が掛かっている事」を箇条書きにして貰います。

これにそんなに時間をかけても仕方がないので、１週間～10日程度で些細な事や根本的な事まで玉石混淆で書き出させます。

 

この時にとっても大事な事は、「こんな事を書いてはダメ」と言ってはいけません。

どのような事でも現場の方に書いてもらいます。

書き出せたら持ち寄ってプロジェクト全体で「見ます」。

勝手に担当者が取捨選択してはいけません。

 

 

さて、ここから何をしましょう。

 

 

 

次回は、「業務分析－その５：傍目八目（おかめ‐はちもく）」　です。