”Faxでの業務を止めれるのであれば止めたいよ！”　と思っていますか？

Faxを業務で使っていて止めれない場合が多いケースは

（１）受発注でFaxを使っているケース
  ⇒これはかなり大手企業でも業種によってはFaxを使っている場合が多々あります。

（２）資料や参加案内状等をFaxで送っているケース
  ⇒相手に「見て貰う」為にFaxで送っているケース

（３）窓口での申込書のケース
  ⇒支店や窓口店舗での申込書（手書き）をFaxで本店等に送付のケース

等があります。

 

業種・業態によって、なかなか手書き自体を止めれない場合があるのも事実ですが、そんな事を言ってみても埒が明かないので方法論を考えましょう。

 

まず（１）のケースですが、お金を無視すれば意外と簡単です。

相手先との連絡を受発注サイト経由にすればデジタルで直結できます。

ただ、受発注サイトの開発費用は結構かかります（百数十万円～千数百万円）。「費用がね．．．」と言うのであれば、Excelベースで良いので受発注シートを相手に送ってそれに記入してもらい、メールで送ってもらいます。

「メールは一寸ね」と言うのであればセキュリティが確かなファイル転送サービスを使う手もあります。

貰ったExcelを見て自社の基幹システムに手入力　でも良いですが、RPA（自動化ツール）でExcelから読み込む　と言う手もあります。

 

（２）のケースは、メールで送ると「見てもらえない、ゴミ箱に直行」なので、Faxで送ってとにかく手に取って見て貰う。

もしくはFax番号は分るが、担当者のメールアドレスは分らないのでFaxで　という送り手の営業的な理由の場合が多いです。

これは、本当にFaxでの営業が有効か？　という根本的なところを送り手が考えないと無くならないのですが、コロナ禍での在宅勤務を考えると、Faxや電話での営業活動は考え直す時期に来ていると思います。

徐々に無くなって来るのではないかと思っています。

 

（３）が意外と業種によっては止めれない場合が多いです。

窓口店舗でお客様に手書きで書いてもらった申込書を本社・本店にFaxで送る　と言うのはその時に「送る」のが大事なのでFaxが確かに便利です。

手書き入力部分をデジタル化して申込みシステムを作れれば一番良いのですが、これも結構お金がかかります。

とりあえず、手書き入力された原本をスキャナーでPDFファイルにしてそれをメールで送る　と言うのはどうでしょう？

複合機でスキャンからメール送信までしてくれるものもあります。

 

 

「Faxは止めれない」と言う前に、「どうにかして使わずに業務を遂行しよう」と思ってみませんか？

 

アイデアを出す所からが弊社の仕事だと思っていますので、

お客様の環境にあった方法を考えますよ！

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