お客様の鍵となる企業を目指して

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 2020.3.17  2020.3.17 

No.15

稟議が!ハンコが!

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まだ紙ベースが多い
報告・稟議書類の受け渡し

日々、新型コロナウィルスの影響度合いが広がっています。一日でも早く終息して欲しいです。

 

弊社も3月から全員在宅勤務になりました。

私のいる世界(受託開発の業務システム開発業界)は、かなり「在宅」が行い易いです。

 

大雑把に言って作業は

 ①客先との打ち合わせ
 ②設計作業
 ③プログラム作成作業
 ④システムテスト作業
 ⑤稼働前後の客先でのサポート作業
 ⑥定常時のサポート作業

です。

 

この中で、在宅での作業がまず無理なのは①と⑤です。

 

それ以外は、チームで開発を行っていたとしても(デジタルを駆使しますが)何とか在宅でも可能です。

 

でも、普通の業種・業界では「在宅」と言われても難しい場合が多いですよね(特に中小企業は)。

 

普通ののオフィスワーカーで在宅が行い難い理由は何なのでしょう?

 

私が思う主たる理由は、
前回書きました(1)(2)(3)です。

 

 

 

まず(1)報告や稟議の書類の受け渡し ですが、

・起案者が稟議内容の書類を作成し、関係部署に回す
  ↓
・各々の部署で決済(ハンコ)が押され、回っていく
  ↓
・最終決済者まで回れば、起案者に戻り、めでたし!

 

なのですが、中小企業では未だ未だ紙ベースが多いです。

 

そうなると、当然在宅は、ほぼ無理となります。

 

"メールで大体の内容は分かっているのに、ハンコを押す為に会社に出向く"と言う話は笑い話では無いのです。

 

大企業であれば、それなりのシステム投資を行い「稟議システム」なるものを構築できますし、人のやりくりも行いやすいですが、中小企業では自前の稟議システムは難しいです(構築費用が結構かかります)。

 

 

では、どうするか? を考えてみました。

 

 

なぜ「稟議」が必要か?

ここで、本質的に何故「稟議」が必要か? なのですが

 

(A)情報の共有
(B)各部署責任者の決済(つまりハンコ)
(C)問題が行った時の「証拠」

 

が主な必要性だと思われます。

 

こういう風に書くと「アナログの方が良い」と言うのは、ハンコだけですよね?

 

(A)と(C)は絶対デジタルの方が良いですよね。

 

ファイリング・システムと言うほど大げさな話をしなくても、クラウドサーバーに共有フォルダーを作成して、必要な書類をUpすれば事足りる場合が多いと思います。

 

セキュリティ設定は必要ですが、これも大げさに構える必要は無いと思います。

 

 

 

「ハンコ」の本来の目的

そうなると立ちはだかるのは「ハンコ」です。

確かに、ハンコはアナログの方が「押した感」があります。

 

つまり、見たよ!押したよ!と言う感じがありありです。

 

あと、ハンコを押す順番がモノを言う場合はなおさら、デジタルの「めくら判」的な(画像の)ハンコよりアナログの方が効きそうです。

 

 

でも、本来の目的はハンコを押す事では無く、ハンコは「見て理解し承諾した」という「印」でしかないはずです。

 

であるのなら、稟議システムなどと話を大袈裟にして何百万、何千万も掛けなくてもオフィス製品とPDFを利用して疑似ハンコ・システムを作成すれば良いと思っています。

 

 

デジタル化に必要なもの

会社の規模(社員数、部署数)で多少の感覚の違いはあると思いますが、必要なものは、

 

・サーバー(出来ればクラウドサーバー)
・オフィス製品(Excel、Word)
・PDF製品(Adobe Acrobat Reader:無料版)
・運用マニュアル:これが一番大事で作らないといけません!

 

です。

 

ご興味があれば、お手伝いしますよ。

 

 

 

 

 

次回は、勤怠管理は結構大変!です。

 

 

 

田畑 幸男

株式会社スカイネット 代表取締役

日本アイ・ビー・エム株式会社のSEとして主に流通関連/医薬品関連 システム設計に従事し、その後1987年に有限会社 宙(そら)を設立。1994年に株式会社スカイネットを設立。