まだ紙ベースが多い
報告・稟議書類の受け渡し

日々、新型コロナウィルスの影響度合いが広がっています。一日でも早く終息して欲しいです。

 

弊社も３月から全員在宅勤務になりました。

私のいる世界（受託開発の業務システム開発業界）は、かなり「在宅」が行い易いです。

 

大雑把に言って作業は

 ①客先との打ち合わせ
 ②設計作業
 ③プログラム作成作業
 ④システムテスト作業
 ⑤稼働前後の客先でのサポート作業
 ⑥定常時のサポート作業

です。

 

この中で、在宅での作業がまず無理なのは①と⑤です。

 

それ以外は、チームで開発を行っていたとしても（デジタルを駆使しますが）何とか在宅でも可能です。

 

でも、普通の業種・業界では「在宅」と言われても難しい場合が多いですよね（特に中小企業は）。

 

普通ののオフィスワーカーで在宅が行い難い理由は何なのでしょう？

 

私が思う主たる理由は、
前回書きました（１）（２）（３）です。

 

 

 

まず（１）報告や稟議の書類の受け渡し　ですが、

 

なのですが、中小企業では未だ未だ紙ベースが多いです。

 

そうなると、当然在宅は、ほぼ無理となります。

 

"メールで大体の内容は分かっているのに、ハンコを押す為に会社に出向く"と言う話は笑い話では無いのです。

 

大企業であれば、それなりのシステム投資を行い「稟議システム」なるものを構築できますし、人のやりくりも行いやすいですが、中小企業では自前の稟議システムは難しいです（構築費用が結構かかります）。

 

 

では、どうするか？　を考えてみました。

 

 

なぜ「稟議」が必要か？

ここで、本質的に何故「稟議」が必要か？　なのですが

 

(A)情報の共有
(B)各部署責任者の決済（つまりハンコ）
(C)問題が行った時の「証拠」

 

が主な必要性だと思われます。

 

こういう風に書くと「アナログの方が良い」と言うのは、ハンコだけですよね？

 

(A)と(C)は絶対デジタルの方が良いですよね。

 

ファイリング・システムと言うほど大げさな話をしなくても、クラウドサーバーに共有フォルダーを作成して、必要な書類をUpすれば事足りる場合が多いと思います。

 

セキュリティ設定は必要ですが、これも大げさに構える必要は無いと思います。

 

 

 

「ハンコ」の本来の目的

そうなると立ちはだかるのは「ハンコ」です。

確かに、ハンコはアナログの方が「押した感」があります。

 

つまり、見たよ！押したよ！と言う感じがありありです。

 

あと、ハンコを押す順番がモノを言う場合はなおさら、デジタルの「めくら判」的な（画像の）ハンコよりアナログの方が効きそうです。

 

 

でも、本来の目的はハンコを押す事では無く、ハンコは「見て理解し承諾した」という「印」でしかないはずです。

 

であるのなら、稟議システムなどと話を大袈裟にして何百万、何千万も掛けなくてもオフィス製品とPDFを利用して疑似ハンコ・システムを作成すれば良いと思っています。

 

 

デジタル化に必要なもの

会社の規模（社員数、部署数）で多少の感覚の違いはあると思いますが、必要なものは、

 

・サーバー（出来ればクラウドサーバー）
・オフィス製品（Excel、Word）
・PDF製品（Adobe Acrobat Reader：無料版）
・運用マニュアル：これが一番大事で作らないといけません！

 

です。

 

ご興味があれば、お手伝いしますよ。

 

 

 

 

 

次回は、勤怠管理は結構大変！です。