お客様の鍵となる企業を目指して

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 2020.3.31  2020.3.31 

No.17

要は工夫と決断

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在宅勤務での勤怠管理の
ポイント

在宅勤務での勤怠情報の管理をどのようにして行うか?

 

まず前提ですが、以下のような人たちは対象外のはずです。

(1)在宅勤務が行えるという事は、現場作業員。
 例えば、製造業の生産ラインでの作業員や、小売業の販売員。

 

(2)就業規則に縛られない、もしくは限りなく自分の裁量だけで仕事を行える人。
 例えば、企画や開発系の人で、どこで仕事を行っても良いと言うような人は、勤怠管理の概念がそもそも違っていると思います。

 

そうなりますと、対象となる人のイメージは、

 ① オフィスワーカー(事務員や営業が一番多いと思います)
 ② 中間管理職で、実務作業よりも判断作業や決済作業が主な仕事の人

という事になります。

 

これを前提とした場合に

1.勤務時間の捕捉
 (仕事の開始、終了時間の把握)
2.仕事以外で使用した時間の取り扱い(例えば買い物に行った、子供の相手をしていた等)
3.仕事を行っていたという証拠

 

をどう考えるかという事になると思います。

 

 

 

1.勤務時間の捕捉

まず、1ですが、これは決め事を大胆に決めるだけです。

 

勤務時間が9時-18時だとした時に、極端な事を言えば ”自宅にいてもその時間帯は拘束している”という取り決めを労使で行い、勤怠情報の確認・承認を労使で確実に行えば問題ないはずです。

 

ただ、”何も証拠が無い”というのは確かに少し問題があると思いますので、「パソコンやスマホが家で使える」という前提を置きますが、朝、通常の出勤時に何らかのアクションをしてもらい、夕方退社時にまたアクションをしてもらうという事で大丈夫でしょう。

 

 

アクションですが、

 会社に多少のお金があるのであれば、

・出来るだけシンプルな「出退勤打刻システム」を作成して、「出社」「退社」の打刻をパソコンやスマホの画面から行ってもらえる仕組みを構築する。

勤怠管理システムと言うほど大袈裟なものでは無いのがポイントです。

(当然、そのデジタルデータは管理者側で管理出来るようにします)

 

 お金が無いようであれば、

・簡単なメールの書式を作成して、朝夕に管理者宛にメールを飛ばす。

 管理者側では、そのメールの送信時刻を打刻時間の代りとする。

 

というようなアイデアもあります。

 

 

2.仕事以外で使用した時間の取り扱い
3.仕事を行っていたという証拠

2と3は裏・表ですが、

 

そもそも対象となる人たちの仕事は、

 

・ルーティンの仕事

・突発の仕事

 

が、入り混じりながら、その日その日の仕事を行っているというのが本当のところでしょうから、
勤怠管理というよりも行う仕事の指示・報告の方法論という事になります。

 

その結果としての”指示書や報告書が勤怠情報の資料(働いていたという証拠)となる”というのが一番効率が良い管理方法だと思います。

 

そう考えますと、

(1)指示をどのようにしてデジタルで指示するか。

(2)報告書の作成方法の工夫。

  成果物と連動した報告書で無ければ意味がありません。

につきます。

 

 

具体的には、業種・業態、仕事内容で違ってくると思いますので、
お困りでしたら、お気軽にご連絡ください。

 

 

 

次回は、結局会社で仕事していますです。

 

 

 

田畑 幸男

株式会社スカイネット 代表取締役

日本アイ・ビー・エム株式会社のSEとして主に流通関連/医薬品関連 システム設計に従事し、その後1987年に有限会社 宙(そら)を設立。1994年に株式会社スカイネットを設立。